Menghitung gaji secara manual sering menimbulkan kesalahan yang cukup fatal. Misalnya salah hitung, rekap absensi yang teledor, dan masih banyak kekeliruan lainnya. Pengelolaan gaji memang cukup rumit, apalagi harus menghitung dari absensi hingga pajak penghasilannya. Oleh karena itu, serahkan perhitungan gaji karyawan kepada software payroll. Kenapa perlu?
Kenapa Perusahaan Perlu Menggunakan Software Payroll?
Perusahaan perlu beralih ke software payroll untuk memudahkan pengelolaan gaji daripada mengandalkan cara manual. Mengapa demikian?
Perhitungan Akurat
Seiring bertambahnya jumlah karyawan Anda, begitu juga dengan dokumen yang perlu diselesaikan. Semakin tinggi kuantitas, semakin tinggi risiko kesalahannya.
Namun, salah satu manfaat terbesar menggunakan software payroll adalah perhitungannya yang akurat. Berkat penggunaan software payroll, seluruh proses, pemeriksaan dan prosedur nya tervalidasi dan komprehensif.
Terhindar dari Kesalahan
Kesalahan dalam sistem penggajian bisa menjadi nightmare bagi HR Payroll maupun karyawan yang menerimanya. Namun, salah satu manfaat menggunakan software payroll adalah mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan fatal tersebut.
Keuntungan dari software payroll yaitu dapat mengurangi risiko kesalahan manusia dan memastikan bahwa karyawan Anda mendapatkan gaji yang tepat. Sehingga tidak ada lagi kejadian salah hitung gaji seperti perhitungan manual yang biasa dilakukan.
Baca Juga: Contoh Surat Lamaran Kerja yang Baik dan Benar
Menghemat Waktu
Penggajian tidak persis seperti yang kita sebut pekerjaan yang menyenangkan, melainkan pekerjaan yang diperlukan, dan kemungkinan untuk HR payroll atas penggajian mungkin tidak menantikan rekonsiliasi penggajian bulanan.
Manfaat menggunakan software payroll berarti dapat membantu membuat tugas HR payroll lebih mudah dan menghemat banyak waktu.
Keamanan Data yang Terjamin
Keamanan data Anda sangat penting dan data penggajian Anda sangat sensitif. File penggajian akan berisi informasi pribadi yang memerlukan perlindungan, seperti alamat surat, tanggal lahir, NIK, rincian bank, dan lain sebagainya.
Dengan menggunakan software payroll yang baik, Anda dapat memastikan informasi ini terkunci dengan aman dan tidak dapat diakses oleh siapa pun di luar perusahaan Anda.
Cepat dalam Pengolahan
Seluruh proses persiapan penggajian menjadi lebih cepat ketika Anda menggunakan software payroll. Selanjutnya, Anda dapat langsung menyiapkan laporannya. Tidak perlu menunggu beberapa jam atau hari untuk mengakses laporan penting. Hal ini berarti perusahaan dapat bergerak lebih cepat dan menciptakan lebih banyak efisiensi.
Menghemat Biaya
Penghematan biaya yang Anda peroleh dari peralihan ke software payroll akan meningkat seiring pertumbuhan perusahaan Anda. Dengan biaya yang dibayarkan saat subscribe software, Anda dapat menambahkan perusahaan, penggajian, dan karyawan tanpa batas.
Software payroll sebagai investasi karena perusahaan dapat terus menambah pekerja baru tanpa pusing untuk pengelolaannya yang rumit. Pada akhirnya, proses ini menghasilkan biaya yang lebih rendah dan pendekatan yang lebih strategis untuk menjalankan perusahaan Anda.
Penggunaan software payroll dapat meningkatkan efektivitas kinerja HRD, sehingga proses penggajian dapat cepat selesai dan akurat. Ada banyak vendor yang menawarkan software di luar sana, contohnya adalah LinovHR. Banyak perusahaan yang mempercayai LinovHR karena keamanan sistem yang kuat.
Tahapan Payroll Bulanan dengan Aplikasi Payroll
Tahapan penggajian atau payroll setiap bulan cukup beragam pada setiap perusahaan tergantung dengan kebijakan dan peraturan. Berikut adalah tahapan dalam payroll bulanan yang biasanya dilakukan dalam sebuah perusahaan:
Hitung Reimbursement dan Lembur
Tak jarang pekerjaan mengharuskan karyawan untuk bepergian ke luar kota dan menggunakan uang pribadi untuk beberapa keperluan. Contohnya adalah uang pulsa untuk keperluan bisnis dan biaya penginapan saat karyawan melakukan perjalanan dinas. Biaya-biaya yang harus ditalangi oleh karyawan sebelumnya tersebut masuk ke dalam reimbursement.
Ada masanya juga ketika job load karyawan tergolong banyak sehingga hari itu karyawan harus melakukan lembur. Karyawan yang lembur akan menerima uang lembur di periode gaji berikutnya. Tak semua perusahaan memberlakukan cara pembayaran reimbursement dan lembur dengan cara yang serupa.
Beberapa perusahaan yang membayarkan uang lembur dan reimbursement secara terpisah dari payroll.
Hitung jam kehadiran
Karyawan yang datang atau hadir tepat waktu akan menerima upah yang sesuai. Beberapa perusahaan juga memberlakukan kebijakan tunjangan kehadiran tergantung jabatan dan posisi karyawan di perusahaan. Data kehadiran dan pulang karyawan tersimpan pada sistem absensi yang dapat diintegrasikan dengan aplikasi payroll.
Proses payroll
Tahapan paling akhir adalah proses payroll. Setelah melakukan pemilihan terhadap komponen yang berasal dari payroll data source, selanjutnya akan dilakukan proses perhitungan payroll. Setelahnya HRD akan mengirimkan gaji ke nomor rekening karyawan. Nomor rekening miliki karyawan yang berbeda-beda dilihat melalui fitur menu bank.
Semoga ulasan diatas dapat membantu!
